contoh surat dinas sekolah

Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Praktis

Surat dinas sekolah merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk berbagai keperluan administratif dan komunikasi. Surat ini memiliki format baku dan bahasa formal, membedakannya dari surat pribadi. Pemahaman mendalam tentang struktur dan isi surat dinas sekolah sangat penting bagi guru, staf administrasi, dan bahkan siswa yang terlibat dalam kegiatan organisasi. Artikel ini akan membahas berbagai contoh surat dinas sekolah beserta penjelasan mendalam mengenai struktur, format, dan tips penulisannya.

1. Surat Undangan Rapat Dinas Guru

Rapat dinas guru merupakan agenda rutin untuk membahas berbagai isu terkait kegiatan belajar mengajar, evaluasi program, dan perencanaan kegiatan sekolah. Surat undangan rapat dinas harus jelas, ringkas, dan informatif.

Struktur:

• Kop Surat: Nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan logo sekolah.
• Nomor Surat: Nomor urut surat, kode sekolah, bulan, dan tahun.
• Perihal: Undangan Rapat Dinas Guru.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dikeluarkan.
• Yth.: Nama guru yang diundang.
• Isi surat:
  • Pembukaan: Menyatakan maksud dan tujuan surat.
  • Isi:
    • Hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan rapat.
    • Tempat pelaksanaan rapat.
    • Agenda rapat (poin-poin penting yang akan dibahas).
    • Pentingnya kehadiran guru.
  • Penutup: Ucapan terima kasih atas perhatian dan partisipasi.
• Hormat Kami: Jabatan pengirim surat (Kepala Sekolah atau Wakasek Kurikulum).
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat dan NIP (Nomor Induk Pegawai).

Contoh:

PEMERINTAH KOTA BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 BANDUNG
Jl. Ir. H. Juanda No. 93 Bandung 40132
Telp. (022) 2504000 Email: [email protected]

Nomor: 005/421/SMAN1/IX/2024
Perihal: Undangan Rapat Dinas Guru

Bandung, 12 September 2024

Yth. Bapak/Ibu Guru SMA Negeri 1 Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya evaluasi kegiatan belajar mengajar semester ganjil tahun ajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu guru untuk hadir pada rapat dinas yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Senin, 16 September 2024
Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
Tempat: Aula SMA Negeri 1 Bandung
Agenda:
1. Evaluasi KBM Semester Ganjil
2. Persiapan Ujian Tengah Semester
3. Pembahasan Program Pengembangan Diri Siswa

Mengingat pentingnya acara ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu.

Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum

[Tanda Tangan]

Drs. Asep Saepuloh, M.Pd.
NIP. 196807171995121001

2. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah kepada Orang Tua/Wali Murid

Surat pemberitahuan kegiatan sekolah bertujuan untuk menginformasikan orang tua/wali murid mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan sekolah, seperti study tour, kegiatan ekstrakurikuler, atau kegiatan keagamaan.

Struktur:

• Kop Surat: Sama seperti surat undangan rapat.
• Nomor Surat: Sama seperti surat undangan rapat.
• Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan].
• Tanggal Surat: Tanggal surat dikeluarkan.
• Yth.: Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas [Kelas].
• Isi surat:
  • Pembukaan: Menyatakan maksud dan tujuan surat.
  • Isi:
    • Nama kegiatan.
    • Tujuan kegiatan.
    • Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
    • Biaya yang diperlukan (jika ada).
    • Persyaratan atau perlengkapan yang perlu dibawa siswa.
    • Batas waktu pendaftaran (jika ada).
  • Penutup : Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
• Hormat Kami: Jabatan pengirim surat (Kepala Sekolah atau Wakasek Kesiswaan).
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat dan NIP (Nomor Induk Pegawai).

Contoh:

PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA DAN OLAHRAGA
SMP NEGERI 3 SLEMAN
Jl. Magelang Km. 12 Sleman, Yogyakarta 55511
Telp. (0274) 868400 Email: [email protected]

Nomor: 010/422/SMPN3/IX/2024
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour ke Candi Borobudur

Sleman, 12 September 2024

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas VIII
SMP Negeri 3 Sleman

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa SMP Negeri 3 Sleman akan mengadakan kegiatan study tour ke Candi Borobudur yang bertujuan untuk meningkatkan pemahaman siswa tentang sejarah dan budaya Indonesia.

Kegiatan akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Sabtu, 28 September 2024
Waktu: 07.00 - 17.00 WIB
Tempat: Candi Borobudur dan Museum Borobudur
Biaya: Rp 150.000,- (termasuk transportasi, tiket masuk, dan makan siang)

Dimohon kepada Bapak/Ibu untuk memberikan izin dan mendukung kegiatan ini. Pembayaran biaya study tour dapat dilakukan melalui bendahara kelas paling lambat tanggal 20 September 2024.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

[Tanda Tangan]

Dra. Rina Wijayanti
NIP. 197008151996032002

3. Surat Permohonan Izin Penggunaan Tempat/Fasilitas Sekolah

Surat ini diajukan oleh organisasi siswa (OSIS) atau pihak eksternal yang ingin menggunakan fasilitas sekolah untuk kegiatan tertentu.

Struktur:

• Kop Surat: Jika diajukan oleh OSIS, gunakan kop surat OSIS. Jika diajukan oleh pihak eksternal, gunakan kop surat organisasi/lembaga tersebut.
• Nomor Surat: Nomor urut surat.
• Perihal: Gunakan Permohonan Izin [Nama Tempat/Fasilitas].
• Tanggal Surat: Tanggal surat dikeluarkan.
• Yth.: Kepala Sekolah [Nama Sekolah].
• Isi surat:
  • Pembukaan: Menyatakan maksud dan tujuan surat.
  • Isi:
    • Nama kegiatan.
    • Tujuan kegiatan.
    • Waktu dan tanggal pelaksanaan kegiatan.
    • Tempat/fasilitas yang ingin digunakan.
    • Jumlah peserta.
    • Penanggung jawab kegiatan.
    • Jaminan menjaga kebersihan dan ketertiban.
  • Penutup: Ucapan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan.
• Hormat Kami: Jabatan pengirim surat (Ketua OSIS atau Ketua Organisasi/Lembaga).
• Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
• Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat.

Contoh (Surat dari OSIS):

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA NEGERI 5 YOGYAKARTA
Jl. Nangka II Yogyakarta 55281

Nomor: 001/OSIS/SMAN5/IX/2024
Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Aula Sekolah

Yogyakarta, 12 September 2024

Yth. Bapak Kepala Sekolah SMA Negeri 5 Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS) OSIS SMA Negeri 5 Yogyakarta, kami mengajukan permohonan izin untuk menggunakan aula sekolah.

Kegiatan LDKS bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan organisasi siswa. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Sabtu-Minggu, 2